Osoba, która planuje założenie własnej firmy, zazwyczaj skupia się na najważniejszych formalnościach – rejestracji w urzędach, zdobyciu niezbędnych pozwoleń, zgromadzeniu towaru. Zanim jednak jednoosobowa działalność gospodarcza ruszy pełną parą, warto zadać sobie kilka pytań o dodatkowe kwestie związane z prowadzeniem sprzedaży.
Na początek przypomnijmy najważniejsze formalności, których należy dopełnić. Rejestracja działalności w Urzędzie Gminy/Miasta obecnie odbywa się w części przez Internet (firma.gov.pl) i polega na wypełnieniu wniosku CEIDG. To na tym dokumencie deklarujemy formy opodatkowania, sposobu prowadzenia księgowości czy zgłaszamy się jako płatnik składek w ZUS. Wniosek należy podpisać w swoim urzędzie w ciągu 7 dni od wypełnienia w Internecie. Następnie przedsiębiorcę czekają wizyty w ZUS, gdzie zgłasza się do właściwych ubezpieczeń, oraz w Urzędzie Skarbowym – jeśli firma jest płatnikiem VAT. W przypadku potrzeby określonych prawem koncesji licencji czy zezwoleń należy zgłosić się do odpowiednich instytucji określonych ustawowo do ich wydawania.
Znajdź program do fakturowania
Jeszcze zanim firma przystąpi do sprzedaży, należy rozważyć sposób wystawiania faktur. Przy małej ilości dokumentów w roku czasem stosuje się jeszcze odpowiednio stworzone formularze w Excelu, jednak to rozwiązanie zagraża przede wszystkim bałaganem przy większej ilości faktur czy rosnącej liczbie klientów. Zakup programu do faktur jest więc koniecznością, należy tu jednak wziąć pod uwagę kilka kluczowych kwestii. Pierwszą – dość oczywistą, jest zakres dokumentów, które utworzymy za jego pomocą. Oprócz faktur VAT w małych firmach przydatne są także faktura zaliczkowa i końcowa, faktura korygująca, paragon fiskalny czy faktura VAT-marża. Korzystną funkcjonalnością jest także opcja analizowania sprzedaży realizowanej na przykład u konkretnego klienta albo w określonej grupie towarów. Pozwala to na wytypowanie głównych kontrahentów i topowych produktów/usług przynoszących zyski firmie. Dużym ułatwieniem jest także możliwość prowadzenia rozrachunków i rozliczania wpływów płatności za fakturę. Ostatnią, ale ważną sprawą, jest intuicyjność systemu – faktura jest dokumentem użytkowym, a jej wystawienie ma być przede wszystkim proste.
Obecnie na rynku programów fakturujących jest tak szeroki wybór, że nawet mikroprzedsiębiorca znajdzie dla siebie odpowiedni produkt, który oprócz korzystnego stosunku jakości do ceny ułatwi także zarządzanie całym przedsiębiorstwem. Warto poszukać programu przeznaczonego właśnie dla małych i średnich firm, dzięki czemu unikniemy płacenia za zbędne funkcjonalności. Tego typu rozwiązania znajdziemy na przykład na stronie www.mega-tech.com.pl kierującej swoją ofertę do małych i średnich firm prowadzących działalność handlową, usługową i produkcyjną oraz dla firm kupujących od rolników ryczałtowych.
Rozważ zakup urządzenia fiskalnego
Ważną kwestią w każdym przedsiębiorstwie prowadzącym sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych jest konieczność zakupu odpowiedniego urządzenia fiskalnego po przekroczeniu ustawowo określonego progu obrotu. Do wyboru mamy kasę fiskalną, która pracuje samodzielnie, i drukarkę fiskalną, która współpracuje z zewnętrznym systemem sprzedażowo-rozliczeniowym (w praktyce najczęściej z komputerem z odpowiednim oprogramowaniem). Po zakupie kasy bądź drukarki i fiskalizacji urządzenia, przedsiębiorca ma 7 dni na zawiadomienie odpowiedniego Urzędu Skarbowego. Fiskalizacji dokonuje autoryzowany przedstawiciel producenta. Oprócz rejestrowania sprzedaży, wykonywania raportów dobowych i miesięcznych, posiadacz kasy bądź drukarki powinien także przechowywać książkę serwisową oraz wykonywać obowiązkowe przeglądy.
Zaistniej w Internecie
To w zasadzie kwestia najłatwiejsza do zbagatelizowania. Program do faktur jest niezbędny do prowadzenia dokumentacji, urządzenie fiskalne – w określonych przypadkach – wymagane prawem. Jeśli przedsiębiorca rozumie potrzebę ich zakupu, wybiera jedynie spośród dostępnych propozycji opierając się na cenie i własnych potrzebach czy funkcjonalnościach. Konieczność zaistnienia w społeczności internetowej niektórzy właściciele firm stawiają na dalszych miejscach na liście priorytetów. Dowodzą tego statystyki – co piąta mała firma nie ma własnej strony www, a co czwarta nie rejestruje konta pocztowego na własnej domenie. Nieobecność w mediach społecznościowych to kolejny przykład niewykorzystywania potencjału sieci. A tymczasem profesjonalna firma powinna posiadać domenę internetową i – koniecznie – założyć adresy mailowe w domenie. Dynamiczne przedsiębiorstwo powinno także komunikować się z własnymi klientami poprzez media społecznościowe – informować o promocjach, nowościach w portfolio, a nawet proponować artykuły korespondujące z tematyką działalności.
Każdą z powyższych spraw najlepiej rozważyć i zaplanować zanim firma zacznie działać, choćby po to aby móc uwzględnić koszty poszczególnych usług czy urządzeń w napiętym kosztorysie przedsiębiorstwa. Pozwoli to wówczas na wybór optymalnego rozwiązania, które usprawni pracę.
OLI
