Do końca 2018 roku przedsiębiorca, który wykorzystywał swój prywatny samochód, niebędący środkiem trwałym firmy, którą prowadzi, do celów działalności gospodarczej był zobowiązany do prowadzenia tzw. kilometrówki. Na jej podstawie możliwe było ujęcie w kosztach podatkowych wydatków z tym związanych. Od 1 stycznia 2019 roku zmieniono jednak zasady rozliczania kosztów użytkowania prywatnego samochodu w firmie. Jak należy to robić zgodnie z obowiązującymi przepisami?
Prywatny samochód przedsiębiorcy niebędący składnikiem majątku firmy
Jak już wspomniano, od początku 2019 roku przedsiębiorców wykorzystujących prywatny samochód, niebędący środkiem trwałym firmy, obowiązują nowe zasady rozliczania kosztów jego użytkowania do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Zniesiony został obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki, może się jednak zdarzyć, że organy podatkowe zażądają dowodu na to, że prywatny samochód przedsiębiorcy, faktycznie jest wykorzystywany w działalności. Obecnie do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie 20% wydatków poniesionych z tytułu użytkowania prywatnego samochodu oraz jego ubezpieczenia. Jeżeli wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu w działalności są znaczne, warto rozważyć wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych firmy. Wówczas do kosztów podatkowych zaliczymy co najmniej 75% wydatków związanych z korzystaniem z samochodu, składki na ubezpieczenie oraz odpisy amortyzacyjne. Rozważając tę opcję, należy jednak pamiętać o tym, że w momencie sprzedaży auta, przychód uzyskany z tego tytułu będzie stanowił przychód z działalności gospodarczej.
Samochód prywatny pracownika wykorzystywany do celów służbowych
Zasady użytkowania samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych regulowane są przez odrębne przepisy. W przypadku tzw. jazd lokalnych podstawą rozliczeń powinna być stosowna umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, regulująca zasady dokonywania zwrotu ponoszonych kosztów. Z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy wynika, że zwrot kosztów może być dokonywany w formie ryczałtu. Jest on obliczany jako iloczyn stawki 0,5214 zł lub 0,8358 zł, w zależności od pojemności silnika, za 1 km przebiegu pojazdu i przyznanego przez pracodawcę miesięcznego limitu kilometrów. Ustalany jest on w zależności od wielkości miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony i wynosi do 300 km – do 100 tys. mieszkańców, do 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców i do 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców. Ryczałt wypłacany jest po złożeniu przez pracownika oświadczenia na piśmie zawierającego dane dotyczące pojazdu oraz informacji o ilości dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu lub delegacji trwającej więcej niż 8 godzin, ponieważ za każdy dzień niedysponowania samochodem ryczałt jest odpowiednio zmniejszany.
Inaczej wygląda kwestia rozliczenia kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych w przypadku jazd zamiejscowych. W takiej sytuacji nie trzeba zawierać z pracownikiem odrębnej umowy. Przysługuje mu bowiem zwrot kosztów przejazdu obliczony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, która nie może być wyższa niż ta, określona we wspomnianym już wcześniej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Już od 10 lat służymy pomocą naszym klientom, którzy powierzyli nam sprawy księgowe swoich firm. Mamy duże doświadczenie w prowadzeniu zarówno indywidualnych działalności gospodarczych, jak i spółek handlowych, a także kwestii kadrowo-płacowych. Jeśli szukasz profesjonalnego biura rachunkowego, które przejmie na siebie nie tylko ciężar prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale także rozliczeń z US i ZUS oraz śledzenia nieustannie zmieniających się przepisów polskiego prawa podatkowego, napisz do nas lub zadzwoń. Szczególne zaproszenie do współpracy kierujemy do wszystkich firm, które działają na Mokotowie.
Materiał partnera zewnętrznego
